Den stora fördelen med att åka iväg på konferens är att man kan koncentrera sig på det som är syftet med konferensen. Deltagarna vid konferensen får också en chans att komma varandra nära på ett sätt som inte sker i den vanliga arbetssituationen. På arbetsplatsen har många svårt att koppla av eftersom det ligger mycket arbetsuppgifter och väntar på skrivbordet.
Vid bokning av konferensanläggning eller konferenshotell bör man vara noga med att kontrollera så att lokalerna är tillräckligt stora så att alla deltagare går in utan problem. Ring runt till olika konferensanläggningar för att försäkra dig om att de har kapacitet för din grupp. 118 218 är en gratis nummerupplysning som kan tipsa om konferensanläggningar på den ort du ska förlägga konferensen. Ska man övernatta på eller i anslutning till konferensanläggningen bör det dessutom finnas tillräckligt stora serveringslokaler för de olika måltiderna som ska intagas. Detta gäller främst lokaler vars främsta syfte inte är att husera konferenser, t.ex. hotell. En trivsam miljö är också viktigt, samt att det finns möjlighet att arrangera trevliga aktiviteter under de lediga timmarna. Det kan handla om allt från forsränning till en trevlig relaxavdelning med bastu. Denna typ av avkoppling från konferensen är viktig för att deltagarna ska kunna ladda batterierna och vara aktiva och delaktiga under konferensen.
När det kommer till upplägg av själva konferensdelen är det viktigt att variera tempo och moment. Håll inte alltför långa och faktaspäckade föredrag utan låt dem hålla på i ca: 20 minuter. Därefter kan man ta lika lång tid åt reflektion, frågor och diskussion. På detta sätt kan man öka mottagligheten hos deltagarna.
Koncentrationen hos deltagarna är en svår nöt. Det är ansträngande att sitta koncentrerad och ta in information under långa föreläsningspass. Konferensens två första timmar är de som anses vara viktigast. Det är då deltagarnas koncentration är som högst. Här lägger man också grunden för att alla kommer över eventuell blygsel, nervositet, tveksamhet eller annat som hindrar ett aktivt deltagande. Nyckeln till att kunna göra det är kursledaren. Denna ska veta vad han/hon pratar om och vara trygg i sin roll som kursledare. Han eller hon bör bjuda på sig själv och inte vara rädd för att göra bort sig eller bli avslöjad med lite felaktiga uppgifter.
Tre bra tips för en konferensledare är:
- Var föreberedd. Detta innebär att du vet vad du ska säga och att du vet att utrustningen du ska använda fungerar. Var alltid på plats i god tid och testa allt på plats. Om du är i behov av läsglasögon så får du inte glömma dessa om du har anteckningar att läsa från.
- Var lättsam. Ta tillvara deltagarnas kunskaper och talanger. Skapa förutsättningar för att de ska kunna sprida kunskaper och erfarenheter mellan varandra.
- Kör korta pass och var verklighetsnära.