Företagsevent i Göteborg

En konferens är en väl förberedd sammankomst där föredrag hålls följda av diskussioner. Dessa sammankomsterna ger också möjlighet för kollegor att mötas för diskussioner vid sidan av den schemalagda delen av konferensen.

På Konferensregistret.se hittar du många konferensanläggningar och hotell samt kontaktuppgifter till dessa. Smidigt för att boka in en lyckad dag. På Allaaktiviteter.seKonferensguiden och Grönalund kan ni hitta flera förslag på var ni kan hålla er konferenser.

Konferens används också för mindre sammankomster, men kallas då vanligtvis för ”seminarier”. Ett seminarium har ett överskådligt antal deltagare, där en deltagare håller en presentation av ett ämne, som därefter kritiskt diskuteras av de övriga. Ett seminarium kan även vara en del av mötet. För mindre möten med färre deltagare används istället orden sammanträde eller kort och gott möte.

Planeringen

Inom många företag är det mycket vanligt att åka på konferens. Detta gör man antingen för att lära sig något nytt, komma på nya ideer, eller öka sammanhållningen i företaget. Dessa  är ofta mycket uppskattade av de anställda. Här kommer lite tips på hur ni kan planera.

Börja med att undersöka vilka som ska följa med, samt hur många de är. Det gör att allt blir rätt från början. Då vet du både vad du ska säga när det frågas om hur många som ska deltaga och du kan enklare bestämma en lämplig anläggning och de olika aktiviteter som kan tänkas passa deltagarna. Ska det arrangeras utomhusaktiviteter så glöm inte bort att informera detlatarna om att de ska ta med sig oömma kläder och skor.

Ta därefter reda på hur stor budget du har till ditt förfogande. Budgeten är nämligen något som ofta sätter vissa begränsningar. Visst skulle det vara trevligt att resa till tyskland på konferensresa, men för de allra flesta företag finns inte den möjligheten rent ekonomiskt. Ifrågasätt vaga besked som ”så billigt som möjligt” när det gäller kostnadstaket, utan ta reda på exakta siffror så att du vet vad som förväntas av dig.

Ta reda på vilka moment som måste ingå i konferensen. Vilka av dem är obligatoriska och vilka är för nöjes skull? Ska deltagarna övernatta på orten eller är det något som ska ske över en dag?

Undersök vilka och hur många måltider som förväntas ingå. Ska delatagarna få tre måltider per dag, eller ska det vara fler eller färre.

Ta även reda på om det finns speciella önskemål eller krav på mat och dryck. Finns det några som absolut inte vill äta kött, eller finns det dem som absolut vill det? Vilken måltidsdryck ska man kunna välja på? Kanske något alkoholfritt alternativ. Diverse begränsningar när det gäller detta är vanligt, och har man redan ordnat allt kan det vara svårt att rätta till dessa frågor i efterhand. Det är alltså bra att tänka på detta redan tidigt i planeringsprocessen.

planera

När detta väl är gjort kan du börja med den trevliva biten, nämligen med att hitta lokaler. Det kan såklart vara svårt om du har en mycket begränsad budget, men det kan löna sig att ringa till olika anläggningar även om de uppger högre priser på t.ex. sin webbplats, och höra om de kan göra något på priset. De flesta priser är nämligen inte huggna i sten på något sätt, utan man kan ofta pruta en aning, särskilt då det är lågsäsong.

Kontrollera så att det går att ordna med mat och dryck på den anläggning du väljer. Det är enklare med en paketlösning istället för att ha att göra med två företag. Det finns tillräckligt många företag som har paketlösningar för att du ska vara bekväm att neka ett företag som inte har det.

Till sist. Ordna med transport till samlingsplatsen. Hur denna transport sker kan variera mellan företag. Ta dessutom i beaktande hur många som ska åka för att du ska kunna hitta det lämpligaste alternativet. Ibland kan det vara bra att abbonera en buss för ändamålet, men andra gånger kanske deltagarna kan samåka i egna bilar mot milersättning.